Ausgangslage
Die eingesetzten Rechner waren mehrere Jahre alt, teilweise ohne aktuelle Sicherheitsupdates, und stammten aus verschiedenen Spenden und Einzelkäufen.
Dokumente lagen auf lokalen Festplatten und USB-Sticks einzelner Mitarbeitender und Ehrenamtlicher. Bei Wechseln im Team gingen Unterlagen verloren.
Ein gemeinnütziger Träger muss mit knappen Mitteln planen – jede Ausgabe muss begründbar sein.
Unser Vorgehen
- Bestandsaufnahme aller Geräte mit Bewertung, was weiterverwendet und was ersetzt werden muss.
- Prüfung und Nutzung vergünstigter Lizenzprogramme für gemeinnützige Organisationen, um die laufenden Softwarekosten gering zu halten.
- Einführung von Microsoft 365 mit strukturierter, zentraler Dateiablage und klaren Zugriffsrechten je Aufgabenbereich.
- Schrittweiser Austausch der Arbeitsplätze über mehrere Etappen statt einer Großinvestition auf einmal.
- Ergänzendes Backup der Cloud-Daten und Absicherung der Konten mit Mehr-Faktor-Authentifizierung.
- Kurze, verständliche Einweisung für haupt- und ehrenamtlich Tätige mit unterschiedlichem IT-Vorwissen.